プライバシーポリシー

八王子書道会（以下、当会）は、保有する全ての個人情報（個人情報保護法第2条第1項に定める個人情報をいいます）を管理するため、以下のプライバシーポリシーを定め、個人情報の保護に努めます。

１．法令等の遵守
当社は、個人情報の取扱いにおいて、個人情報の保護に関する法令および規範を遵守します。

２．個人情報の利用目的について 　　
当会は以下の目的で個人情報を利用します。
・　当会サービスの提案または提供（そのための各種連絡を含む）
・　ダイレクトメール等を通じた有用な情報の連絡のため

３．個人データの安全管理について
個人データ（個人情報保護法第16条第3項に定める個人データをいいます）への不正アクセスや、個人情報の漏えい、紛失、破壊、改ざん等に対して、合理的な防止並びに是正措置を行います。主な内容は以下のとおりです。
①　プライバシーポリシーの策定
・　明文化したポリシー プライバシーポリシーを策定しウェブサイトを通じて内外に公開しています。
②　個人データの取扱いに係る規律の整備
・　アクセス権限の設定 個人データへのアクセスを必要最小限の会員に限定し、
　　役職や業務内容に応じた権限管理を実施しています。
・　データ削除のルール 不要となった個人データは、適切に廃棄しています。
③　組織的安全管理措置
・　責任者の指名 　個人情報管理責任者を指定し、定期的にデータ管理プロセスを確認しています。
④　人的安全管理措置
・　秘密保持契約 　会員との間で個人情報に関する秘密保持契約を締結しています。
⑤　物理的安全管理措置
・　データ保管場所の制限 個人データは施錠可能なキャビネット内に保管し、物理的な安全性を
　　確保しています。
⑥　技術的安全管理措置
・　ファイアウォールとウイルス対策ソフト 担当作業員PCに最新のファイアウォールと
　　ウイルス対策ソフトを導入し、不正アクセスやウイルス感染を防止しています。

４．第三者提供
当会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者に提供しません。
ただし、次に掲げる必要があり第三者に提供する場合はこの限りではありません。
・　当会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合
・　合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
・　国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに
　　対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を
　　及ぼすおそれがある場合
・　個人情報保護法その他の法令で認められる場合

５．個人情報の開示
当会は、本人から、個人情報保護法その他の法令の定めに基づき個人情報の開示を求められたときは、本人からの請求であることを確認のうえで、本人に対し、遅滞なく開示を行います（当該個人情報が存在しないときにはその旨を通知いたします。）。なお、個人情報の開示につきましては、手数料・実費相当額を頂戴しております。

６．個人情報の訂正及び利用停止等
当会は、本人から、①個人情報が真実でないという理由によって個人情報保護法の定めに基づきその内容の訂正を求められた場合、及び　②あらかじめ公表された利用目的の範囲を超えて取扱われているという理由または偽りその他不正の手段により収集されたものであるという理由により、個人情報保護法の定めに基づきその利用の停止を求められた場合には、本人からの請求であることを確認のうえで遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、個人情報の内容の訂正または利用停止を行い、その旨を本人に通知します。

なお、訂正または利用停止を行わない旨の決定をしたときは、本人に対しその旨を通知いたします。 当社は、本人から、本人の個人情報について消去を求められた場合、当会が当該請求に応じる必要があると判断した場合は、本人からの請求であることを確認の上で、個人情報の消去を行い、その旨を本人に通知します。 個人情報保護法その他の法令により、当社が訂正等または利用停止等の義務を負わない場合は、以上の規定は適用されません。

７．個人情報に関するお問い合わせ窓口 
保有個人データの利用目的の通知、保有個人データまたは第三者提供記録（個人情報保護法第33条第5個に定める第三者提供記録をいいます）の開示、保有個人データの内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止、個人情報の取り扱いに関する苦情は、以下の連絡先までご連絡ください。
　TEL： 042-622-5666

８．個人情報保護の取り組み（個人情報保護マネジメントシステム）について
個人情報の保護を適切に行うため、継続的にその取り組みを見直し、改善します。

９．プライバシーポリシーの改定
当会は、プライバシーポリシーを適宜見直し、改善し、改定いたします。
改定後のプライバシーポリシーはすみやかに掲載いたします。

個人情報取扱事業者の名称、住所、代表者の氏名
名称：八王子書道会
住所：東京都八王子市元本郷町1丁目3−14
代表者：菅沼雄風
TEL： 042-622-5666 【2025年11月１日制定】